Chaque mois retrouvez un article sur la transition numérique des organisations en matière de sûreté, de sécurité et d’intervention terrain. Le mois de mars est dédié à la visite de site.
Ce mois-ci retrouvez notre analyse exclusive de la visite de site avec l’intervention de Nora Guillemin, Présidente de NMPrévention. Nora Guillemin était auparavant Responsable Sécurité du site Renault de Flins et Directrice Sécurité de Malakoff.
Préambule
Les visites de sites font partie intégrante de nombreuses entreprises depuis plusieurs années. Les visites de sites s’inscrivent dans une logique de santé, sûreté et sécurité.
Nora Guillemin nous explique qu’il y a différents types de visite : visite préventive, visite dans le cadre d’un audit, d’une certification, visite dans le cadre de la mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels, ou visite d’inspection.
Il est important de ne pas confondre ces visites qui ont un but différent.
La visite de site : ce qu’il faut savoir
La préparation pour une visite de site se fait suivant deux points de vue mais dans tous les cas il faut connaître à l’avance l’objectif et cerner les points d’attention de la visite.
- Point de vue humain
Il faut savoir qui l’on rencontre et avoir quelques points de rendez-vous avec les personnes clefs pour les sujets de santé et sécurité notamment. En plus des rendez-vous, les collaborateurs doivent être tenus informés de cette visite.
Cet aspect humain est très important pour comprendre le fonctionnement du site visité.
- Point de vue documentaire
Généralement le document de base pour préparer une visite de site est le document unique d’évaluation des risques professionnels. Celui-ci permet d’avoir une vision globale du site visité et des risques présents.
Dans le cas où la visite s’inscrit dans la continuité d’un audit, il est préférable d’avoir le compte-rendu du dernier audit et du plan du site visité.
A contrario, certains éléments sont à éviter lors d’une visite de site. Le point le plus important est l’absence de rendez-vous avec les personnes clefs. La compréhension et l’efficacité d’une visite de site ne peut pas se faire qu’avec la base documentaire fournie, « les interactions humaines sont au cœur de la visite » énonce Nora Guillemin.
Le second élément est la base documentaire délivrée en amont, celle-ci permet d’avoir une première lecture du site.
Dans tous les cas, une visite de sécurité efficace devra comporter des étapes essentielles :
- Préparation en amont
- Identifications des dangers
- Détermination des risques
- Évaluation des risques.
Etapes d’une visite de site
Mise à part la préparation et les pièges à éviter lors d’une visite, cette dernière s’inscrit dans une certaine régularité. Idéalement la visite d’un site devrait être faite annuellement. Cette récurrence coïncide avec la mise à jour du Document Unique.
Il n’est pas nécessaire d’effectuer une visite de site tous les semestres ou trimestres hors grands changements, besoin essentiel ou travaux. A noter qu’à la visite de site peuvent s’ajouter des visites intermédiaires dans le cadre d’audit de certification par exemple.
Les visites de site sont très similaires malgré des secteurs d’activités différents. Voici les grandes étapes d’une visite :
- Réunion d’introduction pour présenter les principaux axes de la ou les journées.
- Visite de terrain du site.
- Entretiens avec les personnes clefs (si possible).
- Débriefing et réunion de clôture afin de définir avec le client ce qui est souhaité pour la suite.
Il est possible que ces grandes étapes se modifient un peu suivant les demandes du client mais l’esprit demeure le même.
Parties prenantes et formations
Les sujets et origines des visites peuvent varier donc il n’existe pas de formations types pour ce sujet.
Concernant les parties prenantes à mobiliser, la taille de l’entreprise fait varier la ou les personnes sollicitées. Pour les TPE/PME, le dirigeant sera l’interlocuteur compte tenu du fait qu’il n’existe pas forcément une personne gérant les thématiques de santé et sécurité au travail. Dans le cas d’une entreprise de taille supérieure, le Responsable ou Directeur Sûreté Sécurité sera l’interlocuteur mobilisé pour ce sujet. Ce dernier doit être présent tout au long de la visite afin de répondre aux possibles questions.
Il se peut que des visites s’avèrent être une perte de temps lorsque la préparation n’est pas présente. Dans ce cas, la visite est une réelle découverte du site et ce de manière très décousue (Dirigeant non disponible ou partiellement, collaborateurs non informés,…).
Visite de dernière minute et visite numérique
Dans le cadre de la santé et sécurité au travail, la visite de dernière minute c’est-à-dire non prévue en amont est peu commune. Le but étant de s’assurer de la bonne mise en place d’éléments et pratiques de prévention dans ces domaines.
La crise de la Covid-19 a mis en exergue le numérique et surtout le télétravail. La question peut se poser quant à la mise en place d’un format numérique pour la visite de site (visite du site à distance). Cependant, hors la préparation en amont qui peut se faire en visioconférence et permet un gain de temps, le reste de la visite se doit d’être en présentiel. La visibilité et le ressenti ne sont pas semblables entre un format en présentiel et un numérique. Le format numérique n’est pas encore en capacité de remplacer l’œil humain notamment pour tout ce qui touche à la santé et la sécurité au travail.
Nora Guillemin explique qu’avec la situation sanitaire, il se peut que des visites aient été reportées, mettant en place des allongements ou reports des certifications souhaitées par des entreprises.
Retour expérience visite de site
Comme évoqué précédemment, la visite de site suit une logique précise et demande des éléments particuliers.
La visite de site du siège social d’un grand groupe multinational avec le reste de l’équipe m’a confortée sur l’utilité majeure de bien préparer une visite. Les documents que nous avait fournis l’entreprise nous ont permis d’avoir une première grille de lecture et pouvoir poser des questions clefs.
Ce site étant très important en volume (documentaire, collaborateurs, superficie), la journée était presque chronométrée. La visite de site s’inscrit dans une gymnastique entre les documents écrits, les éléments visuels et les explications orales données par les équipes de sûreté et sécurité. Le tout étant de définir à la fin de la journée les directions que l’on souhaite adopter pour l’analyse globale avec des échéanciers variés.
Cette opportunité m’a permis de comprendre la réalité terrain dans le domaine de la sûreté et sécurité, secteur qui est parfois mis au second plan dans certaines entreprises.
Heropolis dans tout cela ?
La construction de workflow au sein de l’outil permet le suivi des documents (réception, lecture, analyse) en amont d’une visite de site. Ceci aide également à la mise en place de checklist pour la visite en tant que telle permettant de générer un rapport final.
Ce dernier peut être sous le format d’un tableau avec un ensemble d’éléments renseignés et/ou cochés avec la présence de photographies prises lors de la visite.
L’outil Heropolis aide à la traçabilité des éléments nécessaires à la visite de site (amont et aval).
Informations
- Heropolis a participé au Salon Access Security les 9 et 10 mars 2022 à Marseille.
- Heropolis sera présent aux Security Days à Deauville les 12 et 13 avril 2022 et à Eurosatory du 13 au 17 juin 2022.
- Pour découvrir la vidéo de présentation Heropolis, cliquez ici.
- Heropolis met en place une série de newsletter dédiée à la gestion et communication de crise. Celle du mois d’avril portera sur l’interview de Laurent Vibert.
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